1、工程资料管理员负责工程档案室的安全，下班时要关好门窗、关闭电源，锁好文件柜。

2、要忠于职守，不准泄露学院基建工作的秘密，资料不得带出资料档案室，未经处领导批准，不得翻印，不得借出。非资料室工作人员未经允许，不得随意进入室内。

3、工程资料的接收与发出，必须分别进行登记、签名，并及时整理、归档，做到资料齐全、内容完整，装钉整齐，统一分类，保存完好，不丢失、不散乱，查找方便。存档原件一律不得外借或发出，确保资料的完整性。

4、注意收集各种工程资料，对不及时或隐瞒不交资料的施工管理同志，基建处要进行查处。

5、参照《黔南民族师范学院档案分类大纲2004年2月16日》的要求开展我院基本建设项目档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。

6、基建档案的借阅：

（1）借阅基建档案应持单位领导的批条，然后到档案室办理借阅手续。

（2）凡个人借阅的，应经处领导或院领导审批。凡个人使用档案一律不得拿出室外。

（3）外单位借阅基建档案，应持介绍信经处长或院领导批准后，方能到档案室阅读，如需要复制的，应提前在介绍信上写清楚并有正式批准手续。